Das magische Projektcontrolling Dreieck besteht aus den drei Faktoren

  • Zeit
  • Geld
  • Qualität

Diese Eckpfeiler gilt es also beim Projektcontrolling zu berücksichtigen. Daraus lassen sich besonders folgende Projektcontrolling Kennzahlen ableiten:

  • Zeit bis zum Projektabschluss
  • Meilensteinanalyse
  • Aufgewendete Kosten im Vergleich zum festgelegten Budget
  • Aufgewendete Stunden im Vergleich zum festgelegten Budget
  • Fertigstellungsgrad

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Projektcontrolling Kennzahlen im Überblick

Budgetkosten

Behalten Sie das festgelegte Kostenbudget immer im Blick und greifen Sie ein, sobald Sie eine Abweichung vom Budget bemerken.

Budgetstunden

Achten Sie darauf, dass die Stundenzahl, die Sie für das Projekt veranschlagt haben, im Rahmen bleibt.

Offene Posten

Kontrollieren Sie stets nach, wie es um offene Projektposten bestellt ist. Sprechen Sie ggf. mit Ihrem Kunden.

Projektplanungsüberwachung

Prüfen Sie – beispielsweise mit Hilfe von Projektplänen – nach, ob Ihre Projekte den Zeitplan erfüllen.

Projektumsatz nach Mitarbeitern

Diese Projektcontrolling Kennzahl ist nicht zu unterschätzen. Prüfen Sie regelmäßig, wie produktiv Ihre Mitarbeiter arbeiten. Nur so ist gewährleistet, dass Sie kostendeckend arbeiten und im Zeitrahmen bleiben.

Wichtig: Halten Sie stets Ihre Projekte nach, damit Sie Ihr Projektmanagement immer weiter verbessern können. Ermitteln Sie Kostenfallen und nutzen Sie Ihre Erkenntnisse, um Ihre Projekte in Zukunft noch erfolgreicher durchzuführen.

Projektcontrolling Methoden

Ampelcontrolling

Unternehmenssoftware wie Projektmanagement Software bietet zumeist ein Management Cockpit, in dem Projekte mit Ampelfarben markiert sind. Abweichende Projekte färben sich automatisch gelb oder rot und sind auf einen Blick zu erkennen.  So kann der Projektleiter sofort eingreifen, wenn das Projekt außer Kontrolle zu geraten droht.

Meilensteincontrolling

Wichtig ist auch, dass die Meilensteine und die Projektziele immer im Blick bleiben, um alle Termine einhalten zu können. Dabei helfen Funktionen wie eine Aufgabenverwaltung bzw. ein Ticket System. Eine wesentliche Hilfe sind hierbei auch Projektpläne. Diese lassen sich beispielsweise mithilfe von Microsoft Excel und anderen Tabellenprogrammen oder auch mit Microsoft Project erstellen.

Projektplan

Anhand eines Projektplan lässt sich auf einen Blick ersehen, welche Mitarbeiter wie lange mit welcher Tätigkeit beschäftigt sind. Die Darstellung kann variieren – oft verwendet werden beispielsweise Gantt-Charts (Balkenpläne), Terminlisten, Projektstrukturpläne oder Netzpläne. Für das Projektcontrolling ist der Projektplan deswegen wichtig, weil er alle wesentlichen Projektschritte grafisch veranschaulicht. So kann der Projektmanager  beispielsweise anhand eines Gantt-Diagramms rasch den Stand des Projekts prüfen und weiß stets, welcher Mitarbeiter an welchem Projektschritt arbeitet.

Leistungswertanalyse

Die Leistungswertanalyse (engl. Earned Value Analysis) dient zur Fortschrittsbewertung von Projekten. Dabei wird die aktuelle Termin- und Kostensituation durch Kennzahlen beschrieben. Die Darstellung erfolgt durch einen Graph, bei dem neben dem Planwert (engl. planned value) die Istkosten (actual costs) und der Fertigstellungswert (earned value) abgebildet werden. Durch die Verfolgung der Kennzahlen ist eine Trendanalyse möglich, der übersichtliche Graph lässt sich dazu rasch erfassen.

Soll-Ist-Vergleich

Beim Soll-Ist-Vergleich (auch Abweichungsanalyse genannt) wird der Planwert dem Ist-Wert gegenübergestellt, oft bezogen auf einen konkreten Zeitpunkt. Verglichen werden dabei oft Faktoren wie aufgewendete Arbeitszeiten im eigenen Unternehmen, Nebenkosten (z. B. Reisekosten) oder Fremdleistungen von Lieferanten.

Der Soll-Ist-Vergleich liegt oft entweder als Projektbericht oder als Kennzahl in einem Controlling Dashboard vor. Zur Darstellung wird oft die Ampelmethode verwendet, bei der der Sollzustand mit den typischen Ampelfarben grün, gelb und rot gekennzeichnet wird – grün, wenn das Budget noch im Rahmen ist, gelb, wenn ein teil des Budgets verbraucht wurde (z.B. 50 %) oder rot, wenn das Budget bereits fast oder vollkommen verbraucht oder gar überschritten wurde. Die Kennzahlen basieren in der Regel entweder auf den Projektstunden der eigenen Mitarbeiter, auf den gesamten Nebenkosten oder auch auf den Fremdleistungen. Es ist möglich, die einzelnen Kategorien in verschiedene Projektbudgets zu unterteilen und den Soll-Ist-Vergleich auf diese einzelnen Budgets herunterzubrechen, was eine genauere Abstufung und Planung ermöglicht.

Anhand dieser Budgets lässt regelmäßig kontrollieren, ob diese noch im Rahmen sind, bereits überschritten wurden oder Gefahr laufen, dies zu tun, sodass ein rasches Eingreifen der Projektleitung möglich wird.

Umfassende Berichte

Neben dem Management Cockpit verfügen Projektmanagement Lösungen oft auch über Berichte. Teilweise ist ein Projektmanagement auch Teil eines ERP Systems. Das hat den Vorteil, dass Angebote, Aufträge und Rechnungen den einzelnen Projekten und teilweise auch den einzelnen Projektbudgets zugeordnet werden können. Zusätzlich ist es bei einer integrierten Zeiterfassung auch möglich, die jeweiligen Zeiten auf das Projekt zu buchen. Mit Berichten wie einer Projektkostenübersicht oder einer Projektnachkalkulation ist es so möglich, auf einen Blick zu sehen, ob die Budgetstunden ausreichen und welche Kosten bereits angefallen sind (zum Beispiel Einkaufsrechnungen). Andere Berichte zeigen Deckungsbeitrag I und II oder ermöglichen eine Projektleiterbewertung.

Im Idealfall liegen die Projektcontrolling Kennzahlen in Echtzeit vor. Erfasste Stunden und Rechnungen werden sofort dem Projekt zugeordnet und die Projektleiter kennen stets den aktuellen Stand ihrer Projekte – dank umfangreicher Projektcontrolling Kennzahlen und Projektcontrolling Berichte.

Was tun, wenn Ihr Projekt auf der Kippe steht

Ihre Projektcontrolling Kennzahlen verheißen nichts Gutes? Nun ist Handeln gefragt! Im Idealfall haben Sie schon zu Projektbeginn einen Notfallplan erstellt und wissen, wie Sie in welchem Fall vorgehen. Ansonsten gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Projekt nicht kostendeckend sein wird: Sprechen Sie mit Ihrem Kunden und versuchen Sie, einen Projektnachtrag auszuhandeln.

Wenn Sie feststellen, dass Sie in Zeitverzug geraten: Sprechen Sie mit Ihrem Kunden, um den Zeitplan gegebenenfalls anzupassen. Priorisieren Sie Ihre Projekte. Sorgen Sie dafür, dass die wichtigsten Projekte im Zeitplan abgeschlossen werden.

Wenn Sie feststellen, dass die Qualität nicht stimmt: Qualitätsmanagement und Abnahmen sind wesentliche Bestandteile für jedes Projekt. Wenn doch etwas gewaltig schiefgeht, hilft nur, zeitnah nachzubessern.

Wichtig: Behalten Sie Ihre Projektcontrolling Kennzahlen stets im Auge. Nur, wenn Sie Probleme frühzeitig erkennen, können Sie eingreifen und im Idealfall Ihr Projekt noch in time, quality and budget durchführen.

Weitere Informationen:

Projektcontrolling Kennzahlen und Berichte
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