Ein externer ERP-Berater wird benötigt, um Unternehmen bei der Einführung einer ERP-Software zu unterstützen.

Vorab: Unternehmen brauchen dafür nicht zwingend eine externe Beratung. Wer mit den internen Prozessen vertraut ist und weiß, wie sich diese bestmöglich optimieren lassen, kann getrost allein auf die Suche nach einem passenden Anbieter gehen.

Ein ERP-Berater ist auch dann fehl am Platz, wenn es darum geht, neue Kapazitäten im Unternehmen hinsichtlich der Auswahl zu schaffen. Denn ein externer Berater muss sich erst einmal in die Unternehmensstruktur und die Prozesse vertiefen, und benötigt dafür sicher mehr Zeit als ein bereits im Unternehmen fest verankerter Mitarbeiter, der Prozesse, Abläufe und Mitarbeiter schon kennt.

Dazu ist eine ERP Beratung in der Regel ein zusätzlicher Kostenfaktor, der allein von Ihnen gestemmt wird.

ERP Beratung als Blick von außen

Ein externer Berater macht dann Sinn, wenn es darum geht, Prozesse im Unternehmen zu optimieren und dafür die geeignetsten Prozesse und Lösungen zu finden. Jedes Unternehmen leidet an Betriebsblindheit. Der Blick eines erfahrenen Beraters von außen sieht das Unternehmen aus einem ganz anderen Blickwinkel. Optimalerweise verfügt er über Erfahrung in Ihrer Branche und weiß aus anderen Kundenprojekten, wie Arbeitsabläufe verbessert werden können. Mit geschultem Blick kann er die Softwarelösungen der ERP Anbieter gut einschätzen und so dabei unterstützen, das beste System für Ihre Anforderungen zu finden.

Dazu sind die Berater anbieterneutral und daran interessiert, tatsächlich das beste System für Sie zu finden.

Was machen externe ERP-Berater?

Prozessanalyse

Ein ERP Berater identifiziert im ersten Schritt also die kritischen Prozesse, die für Ihr Unternehmen relevant sind sowie die, die Sie erfolgreich machen. Es ist aber genauso wichtig, alle anderen Prozesse zumindest einer kurzen Betrachtung zu unterziehen, um auch hier Verbesserungspotenzial und Zeitfresser zu erkennen.

Erstellung von Lastenheften

Lastenhefte erfassen Ihre Anforderungen und sind als vom ERP Anbieter erstelltes Pflichtenheft oft Vertragsgrundlage von Software-Einführung und Kauf. Manche ERP Berater geben Ihnen dazu eine Excelliste mit unzähligen Funktionen, oft mit nur einem Stichwort aufgelistet, aus denen Sie die Funktionen filtern sollen, die Sie benötigen. Das ist allerdings wenig zielführend. Hinter einem Begriff verbirgt sich oft eine Vielzahl von verschiedenen Herangehensweisen.

Viel sinnvoller ist es, wenn, dann ein Lastenheft zu erstellen, das Hintergründe zu Ihrem Unternehmen sowie die kritischen Kriterien und Prozesse aufzeigt – möglicherweise auch als Prozessablaufskizze. Diese können leicht mit den Standardprozessen des jeweiligen ERP-Anbieters abgeglichen werden.

Teilnahme an ERP Präsentationen

Ein ERP Berater kann damit betraut werden, eine Vorauswahl an Anbietern zu treffen. Es kann dabei durchaus sinnvoll sein, dass die erste Präsentation jeweils online ohne das Kundenunternehmen stattfindet. Bei allen anderen Präsentationen ist es jedoch sinnvoll, dass der jeweilige ERP Projektleiter und ggf. auch die Projektleitung involviert ist.

Begleitung der Inbetriebnahme

Ein ERP-Berater kann auch bei der Inbetriebnahme unterstützen und prüfen, ob der Anbieter die gewünschten Prozesse umgesetzt hat. Wichtig ist jedoch, dass wichtige Key-Mitarbeiter in den Prozess mit einbezogen werden, um zu lernen, welche Konfigurationsmöglichkeiten es gibt, wie Daten importiert werden etc.

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