ERP Implementierung: Die häufigsten Probleme beim ERP-Go-Live (Teil 2)

Der Go-Live ist der entscheidende Moment in jedem ERP-Projekt. Nach Monaten – manchmal sogar Jahren – der Planung, Anpassung und Implementierung wird das neue System erstmals im realen Betrieb eingesetzt. Genau in dieser Phase zeigt sich, ob das System tatsächlich funktioniert und von den Mitarbeitern akzeptiert wird.

Während technische Probleme bereits im ersten Teil beschrieben wurden, zeigt die Praxis, dass viele Schwierigkeiten erst nach dem Go-Live auftreten. Dann wird deutlich, wie gut – oder wie schlecht – ein System im Arbeitsalltag funktioniert.

Wenn Anwender mit dem neuen System nicht zurechtkommen

Ein häufig unterschätztes Problem entsteht, wenn die Anwender mit dem neuen System nicht zurechtkommen.

In vielen Unternehmen haben sich Mitarbeiter über Jahre hinweg an bestehende Programme gewöhnt. Selbst wenn diese Systeme technisch veraltet oder unübersichtlich sind, kennen die Anwender ihre Eigenheiten genau. Sie wissen, wo sie Informationen finden, welche Schritte notwendig sind und wie sich bestimmte Probleme umgehen lassen.

Mit einem neuen ERP-System ändert sich diese Situation grundlegend.

Alte Workarounds funktionieren nicht mehr. Viele moderne Systeme arbeiten mit Pflichtfeldern, automatischen Prüfungen oder festen Prozessschritten. Informationen müssen vollständig eingegeben werden, bevor ein Vorgang abgeschlossen werden kann. Das erhöht zwar langfristig die Datenqualität, kann für Anwender aber zunächst ungewohnt und umständlich wirken.

Hinzu kommt, dass sich Prozesse verändern. Manche Abläufe werden durch ein ERP-System tatsächlich einfacher und effizienter. Andere werden jedoch komplexer, weil zusätzliche Kontrollen oder Dokumentationspflichten eingebaut wurden.

Für Mitarbeiter bedeutet das oft eine spürbare Umstellung im Arbeitsalltag.

Die Bedeutung von Schulungen

Gerade in dieser Phase ist die Unterstützung durch den ERP-Anbieter besonders wichtig. Gute Anbieter stellen Schulungen, Trainingsmaterialien oder Online-Schulungsportale zur Verfügung, damit Mitarbeiter das neue System Schritt für Schritt kennenlernen können.

Diese Maßnahmen sind ein zentraler Bestandteil einer erfolgreichen ERP-Einführung.

In der Praxis sparen viele Unternehmen jedoch genau an dieser Stelle. Schulungen werden reduziert oder nur für einen kleinen Teil der Belegschaft angeboten. Oft wird davon ausgegangen, dass Mitarbeiter das System im Alltag schnell selbst lernen.

Diese Annahme erweist sich jedoch häufig als problematisch. Ohne ausreichende Schulung fehlt vielen Anwendern das Verständnis für neue Prozesse und Systemlogiken.

Wenn Anwender das System ablehnen

Im schlimmsten Fall führt diese Situation dazu, dass Mitarbeiter das neue System ablehnen.

Wenn Anwender das Gefühl haben, dass ein neues System ihre Arbeit unnötig erschwert, versuchen sie oft, alternative Wege zu finden. Statt Informationen direkt im ERP-System zu erfassen, greifen sie auf alte Gewohnheiten zurück.

Beispielsweise werden wichtige Informationen wieder auf Notizzetteln festgehalten oder in separaten Dokumenten gespeichert, anstatt sie im System zu hinterlegen. Auch E-Mails oder persönliche Absprachen ersetzen dann teilweise die vorgesehenen digitalen Prozesse.

Das Problem dabei ist offensichtlich: Informationen gehen verloren oder sind nur für einzelne Personen zugänglich. Das ERP-System verliert damit genau den Vorteil, den es eigentlich bieten sollte – nämlich eine zentrale, transparente Datenbasis.

Wenn auch die Benutzeroberfläche problematisch ist

Solche Probleme können sogar dann auftreten, wenn ein System grundsätzlich sinnvoll aufgebaut ist. Wenn die Benutzeroberfläche jedoch schlecht gestaltet oder unübersichtlich ist, verschärft sich die Situation zusätzlich.

Eine komplizierte oder unkomfortable Oberfläche kann dazu führen, dass selbst einfache Aufgaben unnötig Zeit kosten. In solchen Fällen steigt die Frustration der Anwender schnell an.

Die Folge ist häufig ein zunehmendes Chaos im Arbeitsalltag. Daten werden unvollständig gepflegt, Prozesse werden nicht korrekt eingehalten und das Vertrauen in das System sinkt.

Komplexe Unternehmen, komplexe Risiken

Diese Schwierigkeiten verstärken sich besonders in großen oder komplexen Unternehmen.

Je mehr Abteilungen, Prozesse und Sonderlösungen existieren, desto größer ist die Gefahr von Problemen beim Go-Live. Anpassungen an ERP-Systemen müssen deshalb immer sorgfältig geprüft werden.

Gerade individuelle Anpassungen bergen ein hohes Fehlerpotenzial. Jede zusätzliche Anpassung erhöht die Komplexität des Systems und kann unerwartete Auswirkungen auf andere Prozesse haben.

Zusammenfassung der häufigsten Risiken

ERP-Implementierungen gehören zu den aufwendigsten IT-Projekten in Unternehmen. Sie sind teuer, zeitintensiv und organisatorisch anspruchsvoll.

Mit steigender Unternehmensgröße und zunehmender Prozesskomplexität wächst auch das Risiko von Problemen. Besonders kritisch sind dabei zwei Faktoren: umfangreiche Anpassungen an der Software und mangelnde Akzeptanz bei den Anwendern.

Eine gründliche Beratungsphase im Vorfeld ist deshalb von zentraler Bedeutung. Gerade bei komplexen Geschäftsprozessen müssen Abläufe sorgfältig analysiert und dokumentiert werden, bevor mit der eigentlichen Implementierung begonnen wird.

Bei standardisierten Prozessen kann dieser Schritt häufig etwas schlanker ausfallen. In solchen Fällen ist es jedoch besonders wichtig, einen Anbieter zu wählen, der die jeweilige Branche gut kennt oder bereit ist, sich intensiv in die Abläufe des Unternehmens einzuarbeiten.

Ebenso wichtig sind Schulungen für die Mitarbeiter. Dieser Punkt wird in vielen Projekten unterschätzt oder aus Kostengründen reduziert, obwohl er entscheidend für den späteren Erfolg des Systems ist.

Darüber hinaus spielt auch der Support des Anbieters während der Implementierung eine wichtige Rolle. Gerade in der Go-Live-Phase müssen Probleme schnell erkannt und gelöst werden können.

Fazit

Bei ERP-Projekten kann immer etwas schiefgehen. Die Einführung eines solchen Systems ist ein komplexer Prozess, bei dem technische, organisatorische und menschliche Faktoren zusammenwirken.

Durch eine gründliche Vorbereitung, realistische Planung und die Auswahl eines passenden Anbieters lässt sich das Risiko jedoch deutlich reduzieren. Entscheidend ist, dass Unternehmen nicht nur die technische Umsetzung betrachten, sondern auch die Menschen, die später täglich mit dem System arbeiten werden.