Projekte sind definiert durch die drei Faktoren Zeit, Kosten und Qualität. Projektcontrolling hilft dabei, diese drei Dimensionen im Blick zu behalten. Wichtig ist jedoch zu allererst, dass das Projekt gut durchgeplant ist und beispielsweise Pufferzeiten und Pufferbudgets vorhanden sind, um im Vorfeld unkalkulierbare Verzögerungen mit einzukalkulieren. Dann helfen die folgenden Projektcontrolling Kennzahlen und Methoden, jederzeit den Ist-Zustand des Projektes bestimmen zu können.

Projektbudgets

Eine bewährte Methode im Projektmanagement ist die Planung von Projektbudgets als Projektuntereinheiten. Je kleiner die Einheiten, desto genauer kann das Projekt geplant und überwacht werden. Typischerweise werden Projektbudgets für Arbeitsstunden, Fremdleistungen, Reisekosten und gegebenenfalls Nachträge eingerichtet. Diese lassen sich aber auch unterteilen. Bei großen Bauprojekten kann es beispielsweise Sinn machen, für jeden Teilbereich wie Brandschutz, Elektroinstallation, Malerarbeiten, Baustelleneinrichtung etc. eigene Budgets anzulegen.

Ampel-Methode

Mit der Ampelmethode lässt sich der Projektstand mit einem Blick feststellen. Grundlage können beispielsweise aufgewendete Arbeitszeiten der Mitarbeiter oder Fremdleistungsbudgets sein. Mit einem Blick lässt sich, analog zur Verkehrsampel, erkennen, ob alles im grünen Bereich ist, ob Probleme bestehen bzw. die Budgets belastet wurden (gelb) oder bei rot, dass massive Abweichungen drohen bzw. die Budgets kurz vor der Auslastung stehen oder diesen Punkt bereits überschritten haben. Rot bedeutet also nicht, dass alle Tätigkeiten einzustellen sind, sondern dass steuern und gegebenenfalls „Gas geben“ gefragt sind.

Soll-Ist-Vergleich

Eine grundlegende Methode im Projektcontrolling stellt der Soll-Ist-Vergleich dar. Verglichen werden dabei oft Faktoren wie aufgewendete Arbeitszeiten im eigenen Unternehmen, Reisekosten sowie Fremdleistungen von Lieferanten, die zum Beispiel in Form von Projektbudgets erfasst sein können. Der Soll-Ist-Vergleich liegt oft als Projektbericht vor. Ähnlich wie beim Ampel-Controlling werden Sollzustand und Abweichungen oft mit Signalfarben gekennzeichnet.

Gantt Charts

Um den Projektverlauf sowie Meilensteine zu überwachen, bietet sich ein Gantt-Diagramm an, manchmal auch Balkenplan genannt. Jeder Balken steht für eine Projektphase, der sich in zeitliche Relation setzen lässt. So ist auf einen Blick ersichtlich, wann welche Projektphase beginnt, wann sie endet, welche weiteren Schritte parallel laufen können und was erst nach Abschluss in Angriff genommen werden kann. Mit dieser Methode lassen sich auch sehr gut Meilensteine visualisieren. Gantt-Charts können beispielsweise in Excel erstellt werden.

Qualitätsmanagement

Während sich der zeitliche Verlauf und die Kosten einfach anhand der Zeitpläne und Budgets überwachen lassen, ist dies beim Qualitätsmanagement nicht ganz so einfach. Um sicherzustellen, dass die Qualität passt, ist es wichtig, regelmäßig das Ergebnis zu überprüfen. Testverfahren, Prüfungen und Zwischenabnahmen, beispielsweise vor jedem Meilenstein, können dafür Sorge tragen, dass das Projekt auch in Hinsicht auf die Qualität die Vorgaben erfüllt. Dabei ist auch auf eine gute Dokumentation zu achten.

Projektmanagement Software

Besonders bei großen oder vielen Projekten mit zahlreichen Verantwortlichen und Mitarbeitern macht eine professionelle Projektmanagement Software Sinn. Wesentliche Funktionen sind neben einem umfangreichen Projektmanagement Bestellwesen, Zeiterfassung und CRM. Im Idealfall lassen sich darin alle Planungs- und Abrechnungsprozesse einfach und überschaubar abbilden. Erfasste Arbeitszeiten, Abschlags- und Lieferantenrechnungen fließen direkt in das Projektreporting ein und ermöglichen Controlling in Echtzeit.

Projektcontrolling-Methoden in der Praxis