Ist für eine ERP-Einführung ein Lastenheft zwingend nötig? Wie so oft ist die Antwort: es kommt drauf an – vor allem aber darauf, wie das Lastenheft gestaltet wird.

Was ist ein Lastenheft?

Im Lastenheft werden die Anforderungen an die neue Software beschrieben. Voraussetzung dafür ist eine Anforderungsanalyse im Unternehmen. Aus dem Lastenheft erzeugt der ERP Anbieter ein Pflichtenheft, das als Vertragsgrundlage dient.

Doch die Erstellung eines Lastenheftes kann ihre Tücken haben.

Probleme bei der Erstellung eines Lastenheftes

Es werden nicht alle wichtigen Kriterien erfasst

Die Erstellung eines Lastenheftes kostet Zeit und somit Geld – vor allem, wenn zusätzlich ein externer Berater eingebunden ist. Manche von ihnen erstellen mit Begeisterung ausufernde Lastenhefte, die sich auch mal über tausend Excel-Zeilen erstrecken können.

Verständlich, wenn deswegen in manchen Bereichen Zeit dadurch gespart wird, dass die Mitarbeiter übergangen werden. Dabei ist es sinnvoll, alle Unternehmensbereiche mit einzubeziehen, um tatsächlich alle kritischen Prozesse zu erfassen. Natürlich wird kein ERP System alle Anforderungen abdecken können, aber es ist dennoch wichtig, Zeitfresser bestmöglich zu eliminieren.

Es besteht keine Bereitschaft, Prozesse zu optimieren

„Das haben wir schon immer so gemacht!“ bewährt sich nicht in jedem Fall. Manchmal kann es sinnvoll sein, alte Strukturen über Bord zu schmeißen – vor allem, wenn sie sich straffen oder vereinfachen lassen. Hier ist gute Beratung gefragt – sei es von extern oder auch im Zusammenspiel mit dem jeweiligen ERP-Anbieter.

Es werden missverständliche Begriffe und Formulierungen verwendet

Beispiel: Im Lastenheft wird eine Auftragsnachkalkulation erwähnt. Diese braucht der Kunde, diese ist im ERP System auch vorhanden – tatsächlich aber nicht in der Form, die der Kunde benötigt.

Es werden viel zu viele Kriterien benannt

Im Lastenheft sollten sich vor allem die kritischen Kernprozesse spiegeln. Ob ein Button rot oder orange ist, sollte von nachrangiger Bedeutung sein. Dazu sollte es selbstverständlich sein, dass man in einem ERP System beispielsweise Kunden anlegen und Belege erfassen kann.

Die Erstellung eines Lastenheftes kann also dazu führen, dass bestehende Prozesse nicht kritische hinterfragt und optimiert werden – und das bei einem hohen Aufwand bei der Erstellung.

Ein Lastenheft ist immer nur ein Teil des Auswahlprozesses

Viel wichtiger als ein Lastenheft zu verlangen und auf die exakte Umsetzung zu pochen, ist es, die erfolgskritischen Prozesse mit den ERP-Anbietern in der engeren Auswahl abzuklären, die Abläufe ggf. zu modellieren und Abweichungen und Anpassungen zu dokumentieren.

Dazu haben manche ERP-Anbieter selbst umfangreiche Dokumentationen geschaffen, in denen sich Abweichungen von den Standardprozessen strukturiert erfassen lassen. Dies dient zugleich als Vorlage für den Support. Dieser hat bei Fragen im Live-System die Dokumentation vorliegen, kann nachvollziehen, welche Einstellungen zugrunde liegen und gezielt helfen.

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