Eine Projektnachkalkulation hilft dabei, die Wirtschaftlichkeit von Projekten im Nachgang zu bestimmen und aus dem Projektverlauf Kenntnisse für die Optimierung zukünftiger Projekte zu gewinnen.
Die drei ausschlaggebenden Faktoren für erfolgreiches Projektmanagement sind Qualität, Budget und Zeit(rahmen).
Viele Unternehmen schließen jedoch Projekt ab, ohne im Nachhinein zu prüfen, ob sich das Projekt gerechnet hat. Oft ist statt einer Projektmanagement Software eine Excel-Liste im Einsatz, was die Nachkalkulation auch noch besonders mühsam macht.
Elemente einer Projektnachkalkulation
In einer Projekt-Nachkalkulation werden charakteristische Bestandteile und Kostentreiber wie Eigenleistungen, Fremdleistungen sowie Lieferantenrechnungen den Projekteinnahmen gegenübergestellt.
Eigenleistung
Die Eigenleistung wird in der Regel in Stunden gemessen, teilweise aber auch in Manntagen. In die Nachkalkulation sollten alle geleisteten Stunden einfließen. Dazu gehören auch Stunden, die nicht abgerechnet werden, zum Beispiel Zeiten für Fehlerbehebungen oder interne Organisation. Doch auch diese Stunden gehören zum Projekt dazu.
Fremdleistungen / Lieferantenrechnungen
Zu Fremdleistungen zählen Dienstleistungen, die von anderen Unternehmen zugekauft wurden oder auch Materialien für das Projekt.
Reisekosten
Dazu sind alle Reisekosten zu erfassen – Tankquittungen genauso wie Bahnfahrten, Flüge oder Hotel-Übernachtungen.
Projekteinnahmen
Die aufgewendeten Kosten werden nun mit den Einnahmen aus dem Projekt gegengerechnet. Dabei spielt es keine Rolle, ob bereits Rechnungen im Voraus gestellt oder der Geldeingang noch eine Weile auf sich warten lassen wird – wichtig ist, zu prüfen, ob sich die Vorabkalkulation in etwa aufgegangen ist oder ob für zukünftige Projekte weitere Puffer im Budget oder bei der Planung einkalkuliert werden sollten.
Wird statt einer Excel-Tabelle eine Projektmanagementsoftware eingesetzt, lassen sich diese Auswertungen sowohl während des Projektverlaufs oder auch direkt danach auf Knopfdruck erstellen, sofern alle relevanten Projektdaten im System gepflegt wurden.
Zeitlich verzögerte Abrechnung
Gerade bei Bauvorhaben ist es möglich, dass das Geld für das Projekt erst nach Monaten oder gar nach Jahren eintrifft. Um trotzdem die Wirtschaftlichkeit prüfen zu können, ist es hilfreich, während des Projektverlaufs einen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen. Dabei werden bereits während der Projektphase Kosten und Zeiten gegen die geplanten Budgets gegengerechnet. So ist es möglich, den Projektverlauf zu überwachen und bei Abweichungen frühzeitig einzugreifen.