ERP System Probleme – die häufigsten Fehler bei der Implementierung (Teil 1)
Warum ERP-Projekte oft länger dauern und mehr kosten als gedacht
ERP-Projekte haben seit vielen Jahren einen zweifelhaften Ruf. Immer wieder hört man, dass Implementierungen deutlich länger dauern als geplant und die Kosten am Ende erheblich höher ausfallen als ursprünglich kalkuliert. Für Unternehmen kann das zu einer erheblichen Belastung werden, denn während der Einführung laufen das Tagesgeschäft und die bisherigen Systeme meist parallel weiter.
Doch warum dauern ERP-Projekte so häufig länger als gedacht?
ERP Problem 1: “Die Lösung funktioniert ja noch”
In kleineren Unternehmen ist die Einführung eines ERP-Systems oft vergleichsweise unkompliziert. Häufig existieren branchenspezifische Standardlösungen, die typische Geschäftsprozesse bereits abbilden. Viele Abläufe lassen sich direkt übernehmen, weil sie sich an bewährten Branchenstandards orientieren.
Vielleicht fehlt eine bestimmte Funktion oder ein Ablauf weicht leicht vom Standard ab. In solchen Fällen sind kleinere Anpassungen notwendig. Solche Änderungen lassen sich jedoch meist relativ einfach umsetzen, solange es sich nur um einzelne Funktionen oder überschaubare Anpassungen handelt.
ERP Problem 2: Historisch gewachsene komplexe Prozesse
Komplexer wird es, wenn Unternehmen wachsen und ihre Abläufe über viele Jahre hinweg individuell entwickelt haben. Fast jedes Unternehmen verfügt über eigene Geschäftsprozesse, die sich im Laufe der Zeit etabliert haben. Manche davon stellen sogar einen echten Wettbewerbsvorteil dar, weil sie effizienter oder flexibler sind als branchenübliche Abläufe.
Viele dieser Prozesse sind jedoch historisch gewachsen. Sie entstanden aus praktischen Lösungen für konkrete Probleme und wurden im Alltag häufig pragmatisch umgesetzt – etwa mit verschiedenen Einzellösungen, spezialisierten Programmen oder auch mit Excel-Tabellen.
Solange ein Unternehmen klein ist, funktioniert dieses System oft erstaunlich gut. Doch mit zunehmender Größe stößt dieser improvisierte Ansatz an seine Grenzen. Prozesse werden komplexer, die Fehleranfälligkeit steigt und der Wunsch nach durchgängiger Digitalisierung wächst.
ERP Problem 3: alle Prozesse in einem System abbilden
Spätestens dann entsteht der Wunsch nach einem ERP-System, das möglichst alle Geschäftsprozesse integriert und zentral steuert. Besonders wichtig sind dabei die kritischen und individuellen Abläufe, die für das Unternehmen eine besondere Bedeutung haben.
Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr solcher historisch gewachsenen Prozesse existieren meist. Gleichzeitig steigen damit auch die Anforderungen an ein ERP-System.
Ein komplett eigenes ERP-System zu entwickeln können sich jedoch nur die wenigsten Unternehmen leisten. Individualentwicklungen sind extrem teuer und führen oft zu einer starken Abhängigkeit vom jeweiligen Entwickler oder Anbieter. Wenn dieser irgendwann nicht mehr verfügbar ist oder die Weiterentwicklung einstellt, steht das Unternehmen vor erheblichen Schwierigkeiten.
Gleichzeitig existieren zahlreiche etablierte Standard-ERP-Systeme auf dem Markt. Diese decken viele Funktionen bereits ab. Das grundlegende Problem bleibt jedoch bestehen: Kein Standardsystem kann sämtliche Prozesse eines Unternehmens exakt so abbilden, wie sie historisch gewachsen sind.
Der Idealfall: gründliche Vorbereitung
Im Idealfall nehmen sich Unternehmen und ERP-Anbieter deshalb bereits vor Beginn der Implementierung viel Zeit für eine gründliche Analyse.
Gemeinsam wird geprüft, welche Prozesse tatsächlich unverzichtbar sind und unverändert bleiben müssen. Gleichzeitig wird hinterfragt, welche Abläufe vielleicht angepasst oder vereinfacht werden können. Nicht jeder historisch gewachsene Prozess ist automatisch sinnvoll oder effizient.
Außerdem wird entschieden, für welche Abläufe das ERP-System angepasst werden muss und wo das Unternehmen seine Arbeitsweise verändern sollte. Diese Entscheidungen werden in Konzepten dokumentiert, etwa in Lasten- und Pflichtenheften oder in detaillierten Prozessdiagrammen. Auf dieser Grundlage erfolgt anschließend die technische Umsetzung.
ERP Problem: Das Projekt wird unnötig aufgebläht
In der Praxis entstehen jedoch häufig bereits in dieser Phase erste Probleme.
Ein typischer Fehler besteht darin, dass nicht nur die wirklich kritischen Prozesse dokumentiert werden, sondern nahezu alle bestehenden Abläufe. Jede Besonderheit und jede Sonderlösung soll im neuen System erhalten bleiben.
Dadurch wächst das Projekt schnell zu einem sehr großen Vorhaben an. Die Komplexität steigt erheblich, und das Projekt wird unnötig aufgebläht.
Ein weiteres Problem entsteht, wenn zu viele Prozesse gleichzeitig verändert werden. Wenn parallel zahlreiche Abläufe angepasst oder neu modelliert werden, verliert das Projekt schnell an Übersicht. Statt klarer Strukturen entsteht ein schwer zu kontrollierendes Gesamtprojekt.
ERP Problem: Missverständnisse zwischen Anbieter und Unternehmen
Selbst wenn die wichtigsten Prozesse korrekt identifiziert wurden, können im weiteren Verlauf Schwierigkeiten auftreten.
Ein häufiges Problem besteht darin, dass Unternehmen bestimmte Aspekte gar nicht erwähnen, weil sie diese für selbstverständlich halten. Für den ERP-Anbieter sind solche Annahmen jedoch nicht automatisch nachvollziehbar.
Ebenso kann es passieren, dass der Anbieter einen beschriebenen Prozess anders interpretiert, als er im Unternehmen tatsächlich gelebt wird. Ein scheinbar kleiner Unterschied in der Beschreibung kann später erhebliche Auswirkungen haben.
Hinzu kommt, dass Geschäftsprozesse selten isoliert funktionieren. Viele Abläufe hängen miteinander zusammen. Wird ein Prozess angepasst, kann das Auswirkungen auf andere Bereiche haben, die im Vorfeld nicht ausreichend berücksichtigt wurden.
Wenn Prozesse plötzlich nicht funktionieren
Solche Missverständnisse zeigen sich meist erst während der Umsetzung. Ein Prozess funktioniert nicht wie vorgesehen oder führt zu unerwarteten Fehlern.
Gerade bei kritischen Abläufen kann das erhebliche Probleme verursachen. Deshalb ist es besonders wichtig, solche Prozesse vor der Inbetriebnahme sorgfältig zu testen.
Zeitmangel beim Testen
In der Praxis geschieht das jedoch häufig nur unzureichend.
Das Tagesgeschäft lässt vielen Unternehmen kaum Zeit für umfangreiche Tests. Mitarbeiter sind bereits stark ausgelastet – nicht zuletzt, weil das neue ERP-System eigentlich genau diese Belastung reduzieren soll.
In der Implementierungsphase entsteht jedoch zunächst zusätzlicher Aufwand. Mitarbeiter müssen neben ihrer eigentlichen Arbeit Prozesse dokumentieren, Tests durchführen und Fehler melden.
Die Folge ist, dass Tests verkürzt werden oder wichtige Szenarien gar nicht geprüft werden. Manche Sonderfälle werden schlicht vergessen. In besonders problematischen Fällen wird sogar vollständig auf systematische Tests verzichtet.
Probleme beim Go-Live
Wenn wichtige Tests fehlen, zeigt sich die tatsächliche Belastung häufig erst beim sogenannten Go-Live – dem Moment, in dem das neue System im realen Betrieb eingesetzt wird.
Fehler, die zuvor nicht entdeckt wurden, treten plötzlich im laufenden Geschäft auf. Prozesse funktionieren nicht wie erwartet oder führen zu unerwarteten Ergebnissen.
Selbst wenn Tests durchgeführt wurden, können Probleme auftreten. Dabei stellt sich manchmal heraus, dass ein Fehler auf Wechselwirkungen mit anderen Prozessen zurückzuführen ist, die zuvor nicht berücksichtigt wurden.
Vielleicht wurde ein Ablauf missverstanden. Vielleicht wurden wichtige Informationen im Vorfeld nicht genannt. In manchen Fällen zeigt sich erst jetzt, wie komplex die tatsächlichen Abhängigkeiten im Unternehmen sind.
Spannungen zwischen Anbieter und Auftraggeber
In solchen Situationen muss der Anbieter die Ursache des Problems analysieren. Das kann zeitaufwendig sein, besonders wenn mehrere Prozesse miteinander verknüpft sind.
Gleichzeitig möchte kein Anbieter unbegrenzt Zeit in die Fehlersuche investieren, wenn unklar ist, wo die Verantwortung liegt. Dadurch entstehen nicht selten Spannungen zwischen Anbieter und Auftraggeber.
Beide Seiten stehen unter Druck: Das Unternehmen benötigt dringend ein funktionierendes System, während der Anbieter den Projektumfang kontrollieren muss. Diese Situation kann die Zusammenarbeit zusätzlich belasten.
Fazit Häufige ERP Probleme: Warum ERP Projekte oft länger dauern
Selbst bei sorgfältiger Planung können bei ERP-Projekten Probleme auftreten. Die Kombination aus komplexen Geschäftsprozessen, historisch gewachsenen Strukturen, unklaren Anforderungen und Zeitdruck führt dazu, dass Implementierungen häufig länger dauern als ursprünglich geplant.
ERP-Systeme versprechen mehr Effizienz und bessere Abläufe. Der Weg dorthin ist jedoch oft anspruchsvoller, als es in Vertriebspräsentationen zunächst erscheint. Und manchmal wird auch einfach das Blaue vom Himmel versprochen.
Was beim Go live alles schief gehen kann – siehe Teil 2:
