Geschäfts-E-Mails schreiben ist eine Kunst für sich. Grundsätzlich gilt: Wer die E-Mail wie einen offiziellen Brief schreibt, macht nichts verkehrt.
Die Anrede in Geschäfts-E-Mails
Wie bei einem Brief ist auch in einer Geschäfts-E-Mail darauf zu achten, dass die Anrede passt. Dabei gilt: lieber einmal zu viel “Sehr geehrte Damen und Herren” schreiben als zu wenig. Grundsätzlich gilt: der Kunde kann zuerst die Anrede zu “Hallo Herr/Frau” ändern. Der Anbieter einer Leistung sollte dies nicht tun. Natürlich hängt dies aber auch vom jeweiligen Berufsfeld ab – wer mit Sportartikeln handelt, wird unter Umständen schnell auf ein sportliches Duzen zurückgreifen.
Der Schluss
Ein einfaches “Freundliche Grüße” zum Abschluss ist der Klassiker – es gibt aber noch andere Varianten – zum Beispiel “Viele Grüße nach Berlin” oder “Viele Grüße aus Hamburg” – natürlich nur dann, wenn der Empfänger nicht aus der gleichen Stadt kommt. “Liebe Grüße” sind nur dann zu verwenden, wenn wirklich eine freundschaftliche oder familiäre Atmosphäre gegeben ist.
Die Signatur
Wichtig ist auch die passende Signatur. Unternehmen haben oft eine einheitliche Signatur, die bei allen Mitarbeitern gleich ist – außer das die Kontaktdaten darin abweichen. Die Signatur kann auch dazu genutzt werden, um auf aktuelle Veranstaltungen wie zum Beispiel Messetermine hinzuweisen.
Grundsätzlich gilt: in Geschäfts-E-Mails haben allzu informelle Töne nur dann etwas verloren, wenn eine persönliche Ebene zum Mail-Empfänger aufgebaut wurde – oder eben wenn das geschäftliche Umfeld es zulässt. Das gilt besonders im B2C-Bereich. Dies ist alles analog zu den Regeln von offiziellen Geschäftsbriefen.