Projektmanagement mit Notfallplan

Lässt sich der Projektabbruch so verhindern?

In Projekten kann immer etwas Unerwartetes passieren. Das ist Kennzeichen von Projektmanagement. Egal, ob es sich um Software-Einführung, Webseitenerstellung oder eine Baustelle handelt, auf der ein Haus entstehen soll. Wichtig ist deswegen, stets einen Notfallplan zu haben und im Vorfeld Antworten auf folgende Fragen zu haben:

• Was mache ich, wenn ein Mitarbeiter ausfällt – oder ich selbst?
• Was mache ich, wenn ich feststelle, dass ich den Zeitplan nicht halten kann?
• Was mache ich, wenn ich feststelle, dass das Projekt viel aufwändiger ist als gedacht – und ich nicht kostendeckend arbeiten kann?

Doch selbst mit dem Notfallplan kann etwas schiefgehen. Das möchte ich an folgenden Beispielen verdeutlichen. Es ging jeweils um die Fertigstellung einer Webseite.

Mein schlimmstes Projekt

Der Zeitplan war von Anfang an sehr eng gesteckt. Dazu gab keine klare Kommunikation. Wer ist für was zuständig? Wer trifft welche Entscheidungen? Wie wird was kommuniziert?
Und als das endlich geklärt war, ließ sich der Kunde auch noch viel Zeit mit Feedback und Abnahmen und verzögerte so den Projektverlauf zusätzlich.

Fazit: Der Kunde war nicht zufrieden, weil die Webseite erst sehr spät fertiggestellt wurde.

Mein bestes Projekt

Mein bestes Projekt war ähnlich von der Ausgangssituation her – es hat sich aber alles zum besten gewandelt. Das ist eben Projektmanagement. Auch bei diesem Projekt hatte ich wenig Zeit für die Umsetzung einer Webseite. Dazu kam der Ausfall eines Mitarbeiters. Um das Projekt fertigzustellen, waren Mehrarbeit und Überstunden notwendig.
Aber der Einsatz hat sich gelohnt – mit vereinten Kräften wurde das Projekt rechtzeitig fertiggestellt. Und das Ergebnis war überdies erfreulich – die Webseite erfüllt heute ihr Ziel, mehr Kunden zu bringen.

Fazit

Die Ausgangslage beider Projekte war ähnlich, Zeit und Ressourcen knapp. Auch ein Notfallplan kann nur bedingt helfen. Mit gutem Willen lassen sich meist noch Ressourcen auftreiben – intern oder gegebenenfalls auch extern. Wenn jedoch der Kunde nicht mitspielt oder die Kommunikation nicht klar ist, kann das Projekte scheitern lassen. Das ist meines Erachtens eine der größten Gefahren im Projektmanagement.