Was ist BPM?
Die Abkürzung BPM steht für Business Process Management, also Geschäftsprozessmanagement. Doch was bedeutet das genau? Es handelt sich um ein Verfahren, mit dessen Hilfe die Prozesse in ihrem Unternehmen analysieren und verbessern können. Das Ziel ist es letztlich, mit dem geringstmöglichen Einsatz von Ressourcen möglichst viel zu erreichen – also die Effizienz des Business maximal zu steigern. Klassisches BPM geht dabei in mehreren, fest definierten Schritten vor:
- Planungsphase
- Anwendungsphase
- Kontrolle und Analyse
- Wiederholung und Optimierung
Weiterführende Informationen dazu, wie diese Stufen im klassischen BPM genau aussehen, finden sich beispielsweise hier: https://www.ser.de/themen/was-ist-bpm.html.
Wie funktioniert BPM genau?
Im ersten Schritt, der Planungsphase, werden die Prozesse, die zum Erreichen des Unternehmensziels notwendig sind, definiert und ein Modell wird erstellt, anhand dessen sich Abläufe genau unter die Lupe nehmen lassen. Konkret könnte das zum Beispiel sein:
Das Ziel des Prozesses sowie alle Schritte, die zu ihm führen, werden beim Business Process Management fest definiert, anschließend ausgeführt, dabei überwacht und können im Rahmen einer Analyse auf Effizienz überprüft werden. Gibt es Schwachstellen im Workflow? Könnte man Zeit, z. B. durch unnötige Schritte oder Umwege, einsparen? Gibt es Arbeitsschritte, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen, so dass eine Optimierung möglich wäre? All dies ist dank BPM klar ersichtlich.
Was sind die Vorteile von BPM?
Da sich BPM auch auf Softwaretechniken stützt, ist es möglich, sich bei der Analyse von Prozessen im Unternehmen auf „nackte Zahlen“ zu stützen, also Fakten und keine gefühlsmäßigen Einschätzungen, als Grundlage heranzuziehen. Das ist ein großer Vorteil von BPM, da vielen Unternehmern gar nicht unbedingt klar ist, wie die Prozesse genau verlaufen und wo mögliche Schwachstellen liegen.
Dank Business Process Management ist es ein Leichtes, die einzelnen Schritte eines Prozesses gezielt unter die Lupe zu nehmen. Eine lückenlose Überwachung und Dokumentation ermöglicht es jederzeit, die Ist-Situation mit der angestrebten Soll-Situation zu vergleichen und Optimierungspotenziale zu erkennen.
BPM ist ein Prozess der fortlaufenden Optimierung. Anhand der gewonnenen Erkenntnisse werden Prozesse immer weiter angepasst – und zwar so lange, bis das Unternehmensziel mit der größtmöglichen Effizienz erreicht wird. So sorgt Business Process Management langfristig dafür, dass ein Unternehmen effizienter und schneller arbeitet. Dabei gewinnt nicht nur das Business als solches, indem es seine Gewinne erhöht, auch die Mitarbeiter profitieren von reibungslosen Abläufen, schlanken Workflows und klar definierten Zielen. So kann sich erfolgreiches BPM letztlich auch auf die Qualität der angebotenen Services oder Dienstleistungen auswirken – und den entscheidenden Unterschied für ein erfolgreiches Geschäftsmodell machen.