Die meisten großen Unternehmen nutzen mittlerweile ein ERP-System. In kleinen und mittleren Unternehmen hingegen ist dies oft noch immer keine Selbstverständlichkeit. Teilweise sind noch zwanzig Jahre alte, auf Access oder gar DOS basierende Systeme im Einsatz. Dabei ist es sinnvoll, auf ein neues, modernes ERP System umzusatteln, da diese Systeme es erleichtern, effizient zu arbeiten und unnötigen Aufwand zu minimieren – insbesondere, wenn die Lösung Prozesse automatisieren kann.

Mögliche Vorteile von ERP-Systemen

  • Nur ein System statt verschiedenen Lösungen – keine Medienbrüche, keine fehleranfälligen Schnittstellen
  • Die Datenpflege wird in einem System getätigt und nicht in verschiedenen Programmen
  • Durch Auswertungen Gesamtüberblick über das Unternehmen – vom Verkauf über den Einkauf bis zu Gewinn und Verlust
  • Alle Informationen liegen in einem System vor und können so rasch gefunden werden (vor allem, wenn ein DMS integriert ist)
  • Administrativer Aufwand lässt sich reduzieren

Prozessoptimierung

„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“ So wird Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutschland AG, gerne zitiert. Und er hat vollkommen Recht.

Vor einer ERP-Einführung, ja noch vor der eigentlichen Software-Auswahl ist es deswegen wichtig, genau zu überlegen, wie sich die unternehmensinternen Prozesse optimal gestalten lassen.

Beispiel aus Lager & Logistik

Was lässt sich wo optimieren? Wie lassen sich Aufträge von amazon oder eBay so in das System abgleichen, dass der einzige manuelle Aufwand darin besteht, die Artikel im Lager zu picken und zu kommissionieren? Ist es vor diesem Hintergrund möglich, das Lager zu optimieren, indem mehrere Aufträge gleichzeitig gepickt und kommissioniert werden können? Kann das System den passenden Versanddienstleister automatisch bestimmen?

Wichtig bleibt es aber, das Gesamtbild im Blick zu behalten. Unter Umständen ist an anderer Stelle mehr Verwaltungsaufwand nötig, damit die Daten so in das System eingepflegt werden, wie es für die Automatisierungen und die Auswertungen erforderlich sind. Gut möglich, dass dann so manch anderer Prozess, bei dem früher nicht ganz sauber gearbeitet wurde, jetzt akkurat und richtig abgebildet werden muss.

Beispiel aus dem Marketing & Vertrieb

Das ERP-System bietet die Möglichkeit, Angeboten eine Verkaufschance in Prozent zu hinterlegen.  Anhand dieser Werte lässt sich ein Forecast errechnen. Werden diese Werte nicht gepflegt, entfällt der Aufwand dafür, allerdings bleibt auch die Transparenz auf der Strecke.

Fazit

ERP Systeme bieten Unterenehmen viele Vorteile, wenn sie die unternehmensinternen Prozesse gut abbilden können. Wichtig ist deswegen, sich im Vorfeld Gedanken zu machen, wie die Prozesse beschaffen sein sollen. Aber: Sicher kann kaum ein ERP System alles abbilden, was Sie gerne hätten. Wichtig ist deswegen, das Sie tatsächlich die wichtigsten Kernprozessen analysieren. Lastenhefte mit unendlich vielen Zeilen, die nur einzelne Funktionen enthalten, sind eher weniger hilfreich.

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